Les premières archives:Des Tablettes Gravées (source:Ritmal-Cuneiform tablet – Kirkor Minassian collection – Library of Congress-Wikipédia)

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Les Premières Archives

Les premières archives remontent à 3500 avant J-C, il s’agissait de tablette d’argile gravée. Elles ont été trouvées en pays SUMER.

Pour en savoir plus:

http://fr.wikipedia.org/wiki/Cun%C3%A9iforme

Historique des Archives

C’est la Révolution qui a créé une administration spécifique des archives pour répondre à des besoins nouveaux : conservation des archives des institutions nouvelles, regroupement des fonds des administrations de l’Ancien régime, prise en charge des archives saisies comme biens nationaux. Le décret du 7 septembre 1790 crée les Archives nationales mais le texte fondamental est la loi du 7 messidor an II (25 juin 1794).

Pour en savoir plus :

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/archives-publiques/historique (consulté le 23/01/2012)

Définition Archives

  « les archives sont l’ensemble des documents ,quels que soit leur date ,leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou moral, et par tout service ou organisme public ou privée ,dans l’exercice de leur activité »

 (Article L.221-1 du code du patrimoine)

Dès qu’un document est généré par un organisme, un service ou un bureau, il devient « «archive ».

Les archives, comme la documentation, peuvent avoir différents types de support (écrit, sonore, numérique, etc.).

A la différence de la documentation. La conservation des archives possède des règles strictes et obligatoires.

Il existe trois types d’archives :

  • Les archives courantes ou vivantes
  • Les archives intermédiaires ou semi-vivantes
  • Les archives définitives ou mortes

Pour en savoir plus :

http://www.developpement-durable.gouv.fr/Definitions-en-vigueur,16929.html (consulté le 23/01/2012)

Du papier à l’électronique, interview de Jacques Leret (Source: FormationsComundi le 2 mars 2011,YouTube)

Définition Archive électronique

« C’est l’ensemble des actions visant à identifier , recueillir, classer et conserver des informations et/ou des données ,  non modifiables , en vue de consultations ultérieures  sur un support adapté et sécurisé , pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales et des besoins d’information. »

Source : Site Intranet du SARDO de la SNCF

Les archives électroniques regroupent les mails, les documents bureautiques, les dossiers numérisés, les bases de donnée. On leurs applique les mêmes règles que pour l’archivage papier mais elles ont des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement particulier.

Pour en savoir plus :

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archives-electroniques

http://www.marche-public.fr/Marches-publics/Definitions/Entrees/Dematerialisation/Archivage.htm (consulté le 23/01/2012)

Législation du papier à l’électronique

n1978 : loi CADA – loi sur la Commission d’Accès aux Documents administratifs (rôle de médiateur entre l’administration et ses interlocuteurs)
 
n2000 : La loi du 13 mars sur la preuve électronique
 
n2004 : livre II du code du Patrimoine modifié par la loi des archives du 15 juillet 2008

 n2005 : Le droit à l’oubli – CNIL – Délibération n°2005-213 du 11 octobre 2005

 n2008 : La loi sur les archives du 15 juillet 2008

 n2009 : décret n°79-1037 du 31/12/1979 relatif aux compétences en matière d’archives modifiée par le décret n°2009-1124 du 17 septembre 2009

 n2009 : décret n°79-1040 du 31/12/1979 relatif à la sauvegarde des archives privées présentant du point de vue de l’Histoire un intérêt public modifié par le décret n°2009-1126 du 17 septembre 2009
 
Source : cours IRTD M.Raphel (Novembre 2011)

Cadre juridique

Les régles de conservation s’appliquent autant pour l’archivage papier que pour l’archivage électronique. La différence réside dans le stockage de celles-ci.

L’archivage électronique présente des contraintes juridiques et technologiques :

http://www.journaldunet.com/juridique/juridique040316.shtml (consulté le 23/01/2012)

Les enjeux de l’archivage électronique

L’archivage électronique permet la pérennité des documents papiers.Elle permet une consultation dans son intégralité des documents, sans risque de déterioration.

Du fait d’un cadre juridique obligatoire, de l’afflux permanent de documents émanants des organismes et des entreprises mais aussi de la complexité de la mise en place d’un système de gestion, certaines sociétés en proposent la prise en charge totale.

 Ce site offre des réponses aux avantages et aux inconvénients de l’archivage électronique et offre des solutions.:

http://www.locarchives.fr/vos-besoins/pourquoi-archiver/du-papier-vers-l-electronique

Dématérialisation

La loi n°200-230 du 13 mars 2000 modifie la Code civil en introduisant l’article 1316-1 « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifié la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Pour cela il faut répondre à deux conditions :

  • pouvoir identifier l’auteur de l’écrit
  • que l’écrit soit établi et l’intégrité de l’acte soit assurée pendant toute la durée de conservation du document

Source : Site intranet du SARDO (Service des Archives et de la Documentation) de la SNCF

Pour en savoir plus :

http://www.lenouveleconomiste.fr/lesdossiers/archivage-support-physique-ou-numerique-10652/

http://www.lenouveleconomiste.fr/lesdossiers/archivages-coffre-fort-numerique-12341/

http://pro.01net.com/editorial/558522/les-enjeux-juridiques-de-la-dematerialisation/

Sources fournies par le CDI du SARDO

La dématérialisation permet l’archivage des documents papier sous forme électronique. Elle est un atout majeur pour les entreprises face à des actes de malveillance comme la fraude et le vol. Elle permet d’assurer la disponibilité de l’information, son intégrité, son authentification et sa confidentialité.

L’archivage électronique est donc soumis à deux obligations : la pérennité des documents et leur sécurité.

Selon l’article publié sur le site intranet du SARDO ( Service des archives et de la documentation de la SNCF), les avantages de l’archivage électronique sont :

– une accessibilité accrue et une réduction des mouvements physiques

– une meilleure gestion de la confidentialité (gestion des droits d’accés)

– une réduction des coûts de maintenance

–  le respect des normes et recommandations

 

A bien y réflèchir, il y a déjà longtemps que nous, particuliers, profitons des avantages de la dématérialisation dans notre quotidien!

Et oui!!!Nos agendas téléphoniques sont sur nos téléphones et son ancêtre le classique petit répertoire (tous le monde en a eu un à un moment donné!) reste dans son tiroir et peine à être mis à jour aussi régulièrement que son remplaçant!

Fini les cartables lourds et encombrants!Aujourd’hui un petite clè USB permets de transporter tous ces documents dans sa trousse!Vos postes radios de voiture s’équipent de ce système,vos DVD,ect…

D’ailleurs, des entreprises vous proposent d’archiver éléctroniquement vos papiers(factures, relevés de compte,ect) comme  »Myarchivebox » :

http://www.myarchivebox.com/

SAE : Système d’Archivage Electronique

Le système d’archivage électronique permet la conservation de tout type de document à des fins administratives, juridiques ou patrimoniales. Il permet de maitriser le cycle de vie des documents, d’archiver les documents électroniques avec la garantie de leur intégrité et de leur pérennité. Le SAE permet également une consultation et une gestion de vos preuves numériques.

Le système d’archivage électronique apporte une valeur ajoutée à l’entreprise.

Le SAE est défini selon le respect des normes en vigueur : Moreq2 e NF Z 42013

Source :

http://www.cimail.fr/pages/solutions/systeme_archivage_electronique.aspx  (consulté le 29/01/2012)

Pour en savoir plus :

http://www.archivistes-experts.fr/systeme_archivage_electronique.pdf (consulté le 29/01/2012)

http://www.gestion-electronique-documents.fr/0007/sae-archivage-electronique.html (consulté le 29/01/2012)

GED : Gestion Electronique de Documents

La gestion électronique de documents est l’ensemble des solutions qui permettent par des moyens informatiques la gestion du cycle de vie des documents relatif à la production administrative qu’ils soient physiques (papier) ou numériques (e-mail, fichier bureautique…).

La mise en place d’une  GED a plusieurs avantages :

– Réduire les coûts, réduire le volume des documents, diminuer les risques de perte, diminuer la consommation de papier, améliorer la confidentialité et l’accès à l’information.

Source :

http://www.adapei-paysdemontbeliard.fr/GED.aspx (consulté le 29/01/2012)

Shéma de la GED (Source : cimail solution, GOOGLE Image)

Quelques prestataires…

Quelques entreprises qui proposent de gérer vos archives :

« Bonjour et bienvenue sur le site de NOVARCHIVE, vous trouverez ici une présentation de nos expertises en archivage physique et numérique »

http://www.novarchive.fr/novarchive/accueil.html

« Groupe familial et indépendant, LOCARCHIVES se positionne aujourd’hui comme l’un des principaux prestataires de solutions de gestion documentaire et de gestion d’archives de sociétés en France »

http://www.locarchives.fr/

« Trouvez gratuitement les meilleurs prestataires pour votre besoin Numérisation et archivage électronique de documents et obtenez des devis sur mesure » grâce

http://www.prestataires.com/numerisation-archivage-electronique-documents-090921004.html

Le référentiel des métiers et fonctions (La place des métiers de l’archivage dans les métiers de l’info-doc)

http://www.adbs.fr/les-metiers-de-la-gestion-de-l-information-27613.htm?RH=ACCUEIL&RF=MET_REFMETIER

Archiviste

« Qu’ils travaillent dans le secteur public ou dans le secteur privé, les archivistes professionnels ont souvent des missions similaires, qui obéissent aux mêmes principes et aux mêmes méthodes : mise en œuvre de procédures, tri, classement, rédaction des instruments de recherche, conservation, communication et valorisation des fonds constituent l’essentiel du métier. »

Source : Abrégé d’archivistique : Principes et pratiques du métier d’archiviste. Paris, Association des archivistes français, 2007

Le métier d’archiviste est en pleine évolution face à la production massive de documents électroniques. L’archiviste doit faire preuve d’adaptabilité et se former continuellement aux nouvelles technologies.

Selon l’abrégé d’archivistique :

« L’archiviste doit posséder non seulement les qualités d’intégrité professionnelle, d’objectivité, d’impartialité et de courtoisie, mais doit encore résister à toute pression d’où qu »elle vienne, visant à manipuler les témoignage comme à dissimuler ou déformer les faits. Il doit intervenir pour que soient prises en compte dés l’origine les procédures destinées à la sauvegarde des documents de valeur permanente dans mes systèmes d’information de d’archivage électronique. »

Pour en savoir plus :

http://www.archivistes.org/Qu-est-ce-qu-un-archiviste

Du débutant au confirmé…

Dans le domaine des archives, il existe plusieurs métiers, en fonction de ces connaissances et de son expérience.Bien sûr, les possibilitées d’évolution sont accessibles à toutes personnes souhaitant y faire carrière.

Il y a quatres types de postes définis par l’Association des archivistes français:

-Archiviste Magasinier

-Assistant Archiviste

-Archiviste Manager

-Expert Archiviste

Pour connaître le détail des fiches :

http://www.archivistes.org/Referentiel-metiers#Les-fiches-de-poste

Records manager

L’ objectif du records manager est de conserver et de gérer la mémoire des documents produits dans un entreprise. Il doit assurer la fiabilité, la traçabilité et l’accessibilité de ces documents à toute personne qui en fera la demande. Son rôle est de faire un inventaire des archives courantes et intermédiaires de l’entreprise, concevoir un système de gestion des documents comme la GED, être à l’écoute des utilisateurs et les former, gérer l’accessibilité des documents, définir les règles de conservation des archives papier ou électroniques.

L’apparition du « tout numérique » implique une évolution du métier : collaboration avec les informaticiens de l’entreprise, connaissance des outils informatiques  (GED et SAE).

Pour en savoir plus :

http://www.adbs.fr/records-manager-1752.htm

http://www.records-management.fr/

Le portail français du Records Management, actuellement en cours de rénovation, sera prochainement de nouveau disponible.

Le portail français du Records Management est un espace de référence sur le Records Management à destination des Records managers et, plus généralement, de l’ensemble des professionnels de l’information. Il propose des informations variées et les plus exhaustives possible sur les différents aspects du Records Management, notamment dans ses aspects de normalisation, sélectionnées et mises à jour par une équipe de professionnels.

Le portail français du Records Management est géré par commission de normalisation d’AFNOR CG 46/CN 11 « Management de l’information et des documents »

BIBLIOGRAPHIE

D’autres références bibliographiques consultables sur :

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/publications/manuels

Références bibliographiques consultables au CDI de l’IRTD de ROUEN

Mise en oeuvre de la dématérialisation : cas pratiques pour l’archivage électronique . J.M RIETSCH, N. MORAND-KHALIFA, J.L PASCON,  E. BARBRY.Paris: Dunod, 2010

Dématérialisation et archivage électronique : mise en oeuvre de l’ILM (Information Lyfecycle Management) . J.M RIETSCH, E. CAPRIOLI . Paris : Dunod, 2006

La gestion électronique documentaire . J.Y PRAX, S. LARCHER . Paris : Dunod, 2004

Archivage électronique et records management : état de l’art et présentation de sept solutions . P. LENEPVEU. Association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS), 2011

Document et numérisation : enjeux techniques, économiques, culturels et sociaux . J. CHAUMIER . Association des professionnnels de l’information et de la documentation (ADBS), 2006

Références bibliographiques fournies par le SARDO de la SNCF :

Archivage et pérennisation. CHABIN M.A. Hermés, 2004, 1 vol., 24x16cm, 134 p., fig., tabl., bibliogr.

Archivage électronique : aller à la source. Archimag, 2011 – 07/08, n°246, p. 20-21.

Droit : rôle de la norme dans la conservation des écrits électroniques. Archimag, 2010-03, n°232, p. 38-39.

Commentaires de professionnels de l’archivage…

« L’Archivage électronique assure la pérennité, confidentialité et sécurité des documents. Il est proposé de plus en plus pour son gain d’espace et de temps. Inconvénients : l’Archivage électronique est toujours en train d’évoluer ce qui nous ne permet pas d’avoir un recul par rapport aux résultats. De plus, il n’y a pas encore beaucoup d’entreprises qui proposent cette solution. »

 Amanda.C  , Technicienne Archiviste, Entreprise X

 « Un métier technique et pointilleux en pleine expansion.Encadré légalement, normalisé, c’est un très vaste domaine, bien qu’encore à ses débuts et relativement méconnu.Plusieurs domaines d’activité : informatique, conseil, commerce, ingénierie, technique,… »

 Stéphanie.D , Chargée de production en archivage électronique, Entreprise X